Il sito è davvero tuo? Dominio, hosting e accessi da avere a nome dell'azienda

Quasi sempre lo si scopre nel momento peggiore. Si cambia agenzia, oppure il freelance che aveva fatto il sito non risponde più al telefono, e si viene a sapere che il dominio è intestato a lui, che la scheda su Google Maps ha un proprietario che non sei tu, che l'account pubblicitario vive dentro il profilo aziendale dell'agenzia. Nella maggior parte dei casi nessuno l'ha fatto per malizia: era più comodo così. Ma la regola dovrebbe essere semplice. Tutto ciò che compone la tua presenza online deve essere intestato alla tua azienda, con persone tue nei ruoli di proprietario o amministratore: il dominio, i DNS e l'hosting, l'amministrazione del sito con i suoi backup, la posta, la scheda Google, Search Console e Analytics, gli account pubblicitari, le pagine social. L'agenzia deve avere accessi delegati, non la proprietà. Verificarlo richiede mezz'ora, sistemarlo è facile finché i rapporti sono buoni e molto meno quando non lo sono più.

Il dominio: chi è il registrante e perché conta

Dietro ogni dominio ci sono due figure da non confondere. Il registrante è il titolare del nome, l'unico responsabile verso il Registro e l'unico che può chiederne il trasferimento. Il registrar è l'intermediario accreditato, il provider da cui il dominio è stato acquistato, che lo gestisce per conto del titolare. Per i domini .it le regole del Registro sono nette: solo il registrante può ottenere il codice AuthInfo, la "password" che serve per spostare il dominio, e le linee guida tecniche, nella versione in vigore da luglio 2026, ribadiscono che il contatto amministrativo deve appartenere allo stesso soggetto che ha registrato il nome. In pratica l'agenzia può comparire al massimo come contatto tecnico. Anche ICANN, che governa i domini come .com, raccomanda esplicitamente di non indicare come titolare chi ha realizzato il sito o chi fornisce l'hosting.

Per controllare basta una ricerca whois sul sito del Registro, nic.it per i .it, o su quello del registrar: se come titolare compare l'agenzia o una persona fisica al posto della tua azienda, c'è qualcosa da sistemare. Se i dati sono oscurati per privacy, chiedi la scheda del dominio al registrar o a chi lo gestisce. Già che ci sei, guarda la data di scadenza.

Cosa succede quando un dominio scade

È lo scenario più pericoloso, perché succede in silenzio. Un dominio .it si rinnova in automatico ogni anno, ma se il contratto con chi lo gestisce si interrompe, per esempio perché l'agenzia ha chiuso o non viene più pagata, il registrar può cancellarlo. Da quel momento ci sono al massimo trenta giorni in cui il nome è sospeso: il sito e la posta smettono di funzionare e il recupero è possibile solo tramite lo stesso registrar. Poi il dominio finisce nelle liste di cancellazione pubblicate ogni giorno dal Registro e diventa libero per chiunque. Non è un'ipotesi rara: nel 2025 i domini .it cancellati sono stati quasi 440.000, e quasi 39.000 sono stati salvati all'ultimo durante il periodo di recupero. Per i .com i tempi sono simili, con un periodo di tolleranza deciso dal registrar seguito da trenta giorni di recupero, e la concorrenza è feroce: già nel 2017 uno studio presentato alla conferenza USENIX Security rilevava che circa il 10% dei .com viene registrato di nuovo il giorno stesso in cui si libera.

Perdere il dominio non vuol dire solo perdere il sito. Chi lo registra dopo di te può ricevere le email che clienti e fornitori continuano a mandare ai tuoi vecchi indirizzi, comprese quelle per reimpostare le password degli account collegati a quegli indirizzi. È il motivo per cui il dominio va trattato come un bene aziendale, non come un dettaglio tecnico.

Hosting, DNS e posta: le chiavi di casa

I DNS sono l'indirizzario del dominio: decidono dove si apre il sito e dove arriva la posta. Chi ha l'accesso al pannello del registrar ha, letteralmente, le chiavi di casa. Lo stesso vale per l'hosting: l'account dovrebbe essere intestato alla tua azienda, o almeno le credenziali dovrebbero essere in mano tua, e dovresti sapere dove sono i backup del sito e come recuperarli. Il caso più delicato è la posta: se le caselle fanno parte del pacchetto di hosting dell'agenzia, la fine del contratto può significare anni di email da salvare in fretta. Il pannello dei DNS è anche il posto dove si configurano i record che evitano che le tue email finiscano nello spam, di cui parliamo nella guida su SPF, DKIM e DMARC.

Google e Meta: i profili che valgono più del sito

Per un'attività locale la scheda di Google Business Profile vale spesso più del sito, perché contiene le recensioni accumulate negli anni. La scheda ha un proprietario principale, eventuali altri proprietari e dei gestori, che possono lavorarci ma non aggiungere o togliere utenti. Il proprietario principale deve essere la tua azienda. Se la scheda è in mano a una vecchia agenzia che non risponde, Google prevede una richiesta di accesso: l'attuale proprietario ha tre giorni per rispondere, dopo di che, se tace, Google può permetterti di rivendicarla. Come sfruttarla al meglio è spiegato nella guida su Google Business Profile.

Per Search Console e Google Analytics vale lo stesso principio: la tua azienda deve essere proprietaria verificata della prima e amministratore della seconda. Search Console si verifica anche tramite i DNS, ed è un altro motivo per avere il controllo del dominio.

Sugli account pubblicitari la differenza tra Google e Meta è importante. Un account Google Ads collegato al pannello di gestione di un'agenzia resta proprietario dei propri dati, e gli amministratori lato cliente possono scollegarlo conservando lo storico delle campagne; attenzione però alla fatturazione, perché se paga l'agenzia con la sua fatturazione mensile gli annunci si fermano nel momento in cui si scollega. Google impone inoltre ai suoi partner di fornire al cliente, su richiesta, l'identificativo del suo account e di dichiarare i costi di gestione. Su Meta invece un account pubblicitario creato dentro il portafoglio aziendale di qualcuno ne fa parte per sempre e non può essere trasferito: se l'agenzia l'ha creato nel proprio, alla fine del rapporto dovrai aprirne uno nuovo e ripartire da zero. La strada corretta è che sia la tua azienda ad avere il proprio portafoglio, con pagina e account pubblicitario dentro, e che l'agenzia ci lavori come partner. La pagina Facebook, al contrario, si può spostare, purché l'attuale proprietario la rilasci.

Il sito e il codice: di chi sono

Pagare un sito non ti rende automaticamente titolare di tutto ciò che contiene. Per la legge sul diritto d'autore la cessione dei diritti di utilizzazione va provata per iscritto, e per i rapporti con un'agenzia non c'è una regola specifica che la renda automatica: decide il contratto. Per i professionisti autonomi la legge prevede che i diritti restino a loro, salvo che l'opera creativa sia proprio l'oggetto del contratto e sia pagata per questo. In ogni caso la soluzione è la stessa: scrivere nel contratto che sito, codice e grafiche vengono ceduti all'azienda al saldo, e farsi consegnare i file e un backup completo.

Vale la pena controllare anche le licenze. I temi e i plugin a pagamento di WordPress, le immagini prese da archivi fotografici e i caratteri tipografici sono spesso acquistati a nome dell'agenzia: se la licenza non è tua, alla fine del rapporto rischi di restare senza aggiornamenti di sicurezza per temi e plugin, un problema di cui abbiamo parlato a proposito dei plugin di WordPress, o di continuare a usare immagini e caratteri senza averne più il diritto.

Il controllo da fare in mezz'ora

Se vuoi sapere oggi come sei messo, queste sono le verifiche che contano:

• il whois del dominio indica la tua azienda come titolare, e conosci registrar e scadenza;
• qualcuno della tua azienda ha l'accesso al pannello del registrar, o sai esattamente chi ce l'ha;
• sei proprietario principale della scheda Google Business Profile;
• la tua azienda è proprietaria di Search Console e amministratore di Google Analytics;
• Google Ads è fatturato a te, e su Meta pagina e account pubblicitario stanno nel tuo portafoglio aziendale;
• hai un backup recente del sito e sai dove si trova la posta;
• il contratto dice che il sito è tuo.

Se l'agenzia non collabora

Il primo passo è sempre una richiesta scritta, meglio se via PEC, in cui chiedi il cambio di intestazione del dominio alla tua azienda, gli identificativi degli account, gli accessi da amministratore e i backup. Per un .it il passaggio di titolarità avviene tramite il registrar, con il vecchio registrante che comunica il codice AuthInfo al nuovo. La gran parte delle situazioni si risolve qui, perché spesso nessuno aveva pensato di fare diversamente.

Se l'agenzia è titolare del dominio e si rifiuta di cederlo, la strada si fa più lunga. Per i .it si può presentare un'opposizione al Registro e poi avviare una procedura di riassegnazione davanti a uno degli enti accreditati, che costa intorno ai 1.100 euro più IVA con un solo esperto. Bisogna però dimostrare di avere diritti sul nome, per esempio il marchio o la ragione sociale, e che il dominio sia stato registrato e usato in malafede, cosa non scontata quando c'è di mezzo un vecchio rapporto di lavoro. Non a caso nel 2025 le riassegnazioni di domini .it sono state appena 103: è l'ultima spiaggia, e conviene arrivarci con un legale e con il contratto in mano. Nel frattempo si possono mettere al sicuro gli altri pezzi, dalla scheda Google alla fatturazione pubblicitaria, che non dipendono dal dominio.

Come lo gestiamo noi

Quando realizziamo un sito registriamo il dominio a nome del cliente, che ne è titolare e contatto amministrativo, e teniamo per noi solo gli accessi tecnici. Lo stesso vale per scheda Google, Analytics e account pubblicitari: sono del cliente, noi ci lavoriamo con accessi delegati. Se arrivi da un altro fornitore, questo controllo è la prima cosa che facciamo insieme, prima ancora di parlare di grafica, ed è spesso il momento giusto anche per capire se è ora di rifare il sito. Il principio è lo stesso che seguiamo in tutti i progetti di siti e web app: il sito è tuo, e devi poterlo dimostrare.

Nota: le indicazioni sugli aspetti legali hanno scopo informativo e non sostituiscono il parere di un legale.